TAND quận 1 (TP.HCM): Đơn vị đầu tiên hoàn thành số hóa toàn bộ bản án, quyết định

Một trong những nhiệm vụ mà Chánh án TANDTC đã đặt ra cho hệ thống Tòa án năm 2023 là tiếp tục cải cách thủ tục hành chính tư pháp (TTHCTP), từng bước chuyển đổi số, tiến tới xây dựng Tòa án điện tử.

Ban lãnh đạo TAND quận 1 đã quán triệt và đề ra nhiều giải pháp để thực hiện việc đổi mới, công khai, minh bạch TTHCTP, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các cá nhân, tổ chức đến liên hệ công việc.

Ông Nguyễn Quang Huynh, Phó Chánh án phụ trách TAND quận 1 cho biết, ý tưởng số hóa bản án, quyết định của TAND quận 1 đã được tập thể Đảng ủy, Ban lãnh đạo "thai nghén" từ năm 2020.

Tuy nhiên, do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 nên chưa thể tiến hành được. Năm 2022, ông Quách Hữu Thái, Phó Chánh án TAND TP.HCM, nguyên Chánh án TAND quận 1 chỉ đạo xây dựng các kế hoạch thực hiện số hóa.

Năm 2023, Ban lãnh đạo lên kế hoạch tiến hành từng bước việc số hóa toàn bộ quyết định, bản án của TAND quận 1 từ năm 1976 đến hết năm 2023.

Tháng 3/2023, là tháng thanh niên, Chi đoàn TAND quận 1 đã lấy công trình số hóa bản án, quyết định làm công trình thanh niên.

Bên cạnh đó, Công đoàn cũng lấy công trình số hóa làm thành tích chào mừng Đại hội Công đoàn cơ sở quận 1 nhiệm kỳ năm 2023-2028.

Sau gần 1 tháng thực hiện, TAND quận 1 đã hoàn thành số hóa toàn bộ bản án, quyết định từ năm 1976-2023, với số lượng trên 80.000 bản án, quyết định, bao gồm cả quyết định thi hành án hình sự.

Để hoàn thành việc số hóa một lượng lớn bản án, quyết định trên, Đảng ủy của TAND quận đã bàn bạc, thống nhất chủ trương, ban hành Nghị quyết giao cho Ban lãnh đạo thực hiện, trực tiếp là Phó Chánh án phụ trách cơ quan và Chánh Văn phòng, xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, khó khăn nhất là số lượng máy photocopy có chức năng scan của đơn vị chỉ có một. Nếu mua máy photocopy mới thì không đủ kinh phí.

Ban lãnh đạo đã đưa ra nhiều giải pháp và quyết định thuê 4 máy photocopy công nghiệp có chức năng scan, thực hiện việc scan nhanh và đảm bảo chất lượng theo yêu cầu.

Nhân lực thực hiện chủ yếu là các đoàn viên hiện là Thư ký.

Sau khi xác định được nguồn lực con người, vật chất, cũng như số lượng công việc phải thực hiện, đơn vị xây dựng kế hoạch phân bổ nhân sự để vừa đảm bảo công việc số hóa, vừa đảm bảo công tác chuyên môn hàng ngày.

Bộ phận thực hiện việc số hóa được chia thành 4 tổ là tổ chuẩn bị hồ sơ, tổ scan, tổ nhập dữ liệu và lưu trữ, tổ hoàn trả lại hồ sơ vào kho lưu trữ. Các tổ phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo việc số hóa không để xảy ra thất lạc, mất bản án, quyết định.

Trong quá trình thực hiện, Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, động viên, khen thưởng để khích lệ tinh thần các đoàn viên.

Phó Chánh án phụ trách Nguyễn Quang Huynh chia sẻ, việc hoàn thành số hóa toàn bộ bản án, quyết định đã mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị, người dân và tổ chức khác. TAND quận 1 hiện không có biên chế về văn thư, lưu trữ và quản lý kho.

Tòa đã phân công một Thẩm tra viên phụ trách thi hành án hình sự kiêm văn thư, lưu trữ và quản lý kho. Mỗi khi người dân hoặc cơ quan khác cần sao lục bản án, quyết định, Thẩm tra viên vào kho lưu trữ tìm, tiến hành thủ tục sao và trình lãnh đạo ký bản sao.

Ông Huynh cho biết, trước đây, nếu sao lục bản án, quyết định từ năm 2000 trở về trước thì Tòa án hẹn từ 3-7 ngày, có trường hợp phải hẹn lâu hơn. Sau khi số hóa, thời gian cung cấp bản sao chỉ còn 5-10 phút, rút ngắn thời gian người dân phải chờ đợi, tiết kiệm được thời gian, công sức của cán bộ chuyên trách phụ trách kho và việc phân bổ công việc trong đơn vị cũng hợp lý hơn.

Về bài học kinh nghiệm trong quá trình số hóa, ông Nguyễn Quang Huynh chia sẻ, trong hoàn cảnh kinh phí còn hạn hẹp, không có tinh thần dám nghĩ, dám làm, không có sự sáng tạo, không có sự sắp xếp khoa học thì không thể thực hiện được việc số hóa.

Ngoài ra, trong bất cứ công việc nào cũng cần phải có sự thống nhất về mặt chủ trương của Đảng, công tác triển khai của chính quyền và sự đồng thuận trong toàn bộ cơ quan, tạo ra sức mạnh tập thể để hoàn thành tốt công việc.

Sau khi hoàn thành việc số hóa toàn bộ bản án, quyết định, công tác cải cách TTHCTP của TAND quận 1 được nâng lên một bước nữa.

Đây là đơn vị đầu tiên của hệ thống TAND trên cả nước hoàn thành số hóa toàn bộ bản án, quyết định hiện đang được lưu trữ tại đơn vị.